Wat zijn procedureregels voor aanmelding op de reserveringskalender evenementen?
Soms zijn er conflicten bij het plannen van evenementen. Sommige evenementen kunnen elkaar tegenwerken. Bijvoorbeeld door problemen met ruimte, veiligheid, verkeer of de openbare orde. We spreken dan van conflicterende aanmeldingen.
Ook kunnen meerdere organisatoren dezelfde locatie willen gebruiken. In dat geval zijn er meer aanvragen voor een locatie dan dat er beschikbare evenementendagen zijn. Dit noemen we concurrerende aanmeldingen.
Een plek op de evenementenreserveringskalender is dus schaars. Daarom gebruikt de gemeente Eindhoven nieuwe regels, ook wel procedureregels genoemd. Deze regels zorgen voor een eerlijke verdeling van de beschikbare plekken.
Waarom zijn er nieuwe procedureregels?
De vorige procedureregels dateren uit 2014. Ze waren niet meer actueel. Sinds die tijd is bovendien de druk op de openbare ruimte toegenomen. Daarnaast zijn bepaalde locaties populairder geworden Ook is er sprake van een concentratie van evenementen in piekperiodes.
Wat is er veranderd ten opzichte van de vorige procedureregels?
Het proces van de verdeling van schaarse evenementenlocaties en -dagen is verbeterd. Het nieuwe beoordelingskader is duidelijker, overzichtelijker en opener.
Ook is er een gemeentelijke commissie van deskundigen opgericht. Deze commissie toetst de aangemelde evenementen op thema’s als duurzaamheid, inclusie, economie, groen, veiligheid en toegankelijkheid.
Verder is afgesproken dat geprioriteerde evenementen voorrang krijgen op de evenementenreserveringskalender boven andere aanmeldingen. Dit zijn evenementen met een bijzondere betekenis voor de stad.
Voor 2026 zijn dit Carnaval, Koningsnacht & -dag, Lichtjesroute en Fakkeldefilé, Dutch Design Week, GLOW, Intocht Sinterklaas, Fakkeltocht, Keep on Giving en New Years EHVE.
Zijn deze nieuwe procedureregels belangrijk voor mij als evenementenorganisator?
De meeste evenementenorganisatoren hebben er niet mee te maken. Echter als jouw evenement gepland is op een locatie waar meer aanmeldingen zijn dat dat er ruimte is, dan zijn deze procedureregels en het nieuwe beoordelingskader voor jou van belang. De afgelopen jaren was dit bijvoorbeeld het geval bij de locaties Karpendonkse Plas, Stadhuisplein en Stadswandelpark.
Waar vind ik deze informatie en wat wordt er dan van mij als organisator verwacht?
Hier vind je het nieuwe beoordelingskader met de vragen concurrerende aanmeldingen.
Beoordelingskader/ vragenlijst concurrerende aanmeldingen
Is er op de door jou aangemelde locatie sprake van concurrerende of conflicterende aanmeldingen?
- Dan ontvang je uiterlijk dinsdag 7 oktober van Eindhoven247 een uitnodiging om deel te nemen aan de vergelijkende toets. Deze uitnodiging bevat een uitgebreid vragenformulier.
- Zorg ervoor dat je dit formulier uiterlijk zondag 12 oktober hebt ingevuld en ingediend
- Deze periode is vrij kort! Ons advies: bereid je voor en lees het beoordelingskader met vragen concurrende aanmeldingen alvast door.
Hoe verloopt de procedure verder?
- Eindhoven 247 inventariseert en verwerkt alle ingevulde vragenformulieren en doet een voorstel voor puntenverdeling. Dit gebeurt aan de hand van het beoordelingskader.
- De aanbevelingen van Eindhoven247 worden gecontroleerd door de hierboven genoemde commissie.
- Op basis van de behaalde punten worden de aanmeldingen gerangschikt.
- De aanmeldingen krijgen een plaats op de evenementenreserveringskalender in volgorde van de aangebrachte rangschikking. Net zolang tot het maximale aantal evenementendagen voor een locatie is bereikt.
- Als jouw evenement geen plek heeft op deze concept evenementenreserveringskalender, dan wordt er in de tweede helft november telefonisch contact met je opgenomen.
- De concept evenementenreserveringskalender wordt vervolgens besproken met de ketenpartners van de gemeente, zoals de hulpdiensten en Team Eindhoven Bereikbaar.
- Het college van burgemeester en wethouders stelt de definitieve evenementenreserveringskalender vóór 31 december 2025 vast.
- In januari 2026 ontvangen alle aanmelders bericht of ze wel of geen plek hebben op de kalender.
Mocht je vragen hebben, dan kun je ons bereiken via info@eindhoven247.nl of telefoonnummer 040 707 40 49.